Şirketlerin muhasebesiyle ilgili olmayan, hukuki ve kurumsal durumu tespite yarar defterleri olan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin sadece elektronik ortamda düzenlenmesi ve saklanmasıyla ilgili tebliğ, 14 Şubat 2025’te Resmî Gazete’de yayımlandı. Şirketler hukukunu ciddi anlamda etkileyecek bir gelişme.
Tebliğe göre 2026 itibariyle kurulacak tüm şirketler, artık pay defteri, yönetim kurulu ve genel kurul defterlerini elektronik ortamda tutacak. İsteyenler de Temmuz 2025 itibariyle bu defterleri fiziki olarak tutmaya başlayabilecek. Bir kere fiziki deftere dönüş yapılınca, eski usul fiziki defterleri kullanmak yasak olacak. Yani fiziki ticari defterler tarih oldu. Defter açılış ve kapanış onayı gibi arkaik usullerin kaldırılması bir yana, bunun pay sahipleri arası hukuki ilişkileri etkileyecek bir takım sonuçları olacak.
Örneğin tebliği okuduğum anda aklıma gelen, yeni kurulacak olan şirketler için pay sahipleri sözleşmelerinde ortakların anlaşabileceği bir sözleşme hükmü var:
“Pay sahipleri, ticari defterlerin elektronik ortamda tüm pay sahiplerince kesintisiz ve sınırlamasız erişimini temin etmek için gerekli tüm önlem ve fiilleri yerine getirir. İşbu erişimi sağlamak için gerekli olacak fiili yerine getirmeye yönelik yasal yetkisi bulunan pay sahibi veya pay sahibinin atadığı yetkilinin erişimi sağlamak amacıyla yerine getirebileceği herhangi bir fiili yerine getirmemesi halinde, işbu Sözleşme’de belirtilen cezai şart hükmü ilgili fiili yerine getirmekle yükümlü bulunan pay sahibi aleyhine uygulanır.”
Elbette geliştirilebilir. Özellikle miras ve pay sahipleri arasındaki uyuşmazlıklar durumunda, yönetimi elinde bulunduran pay sahiplerinin defterleri saklama gayesinde bulunduğu, herkesçe bilinen bir sorun. Diğer yönden bakınca, bu husus, bilgi alma hakkının engellendiğini iddia edip de bunu kullanarak şirketten çıkma davası açan, ancak asıl amacı paylarını nakde çevirmek olan pay sahiplerinin de kötü niyetli fiillerini engelleyebilir. Zira, bilgi alma hakkının aslında engellenmediği, basitçe ortaya konulabilir hale gelir.
Şirketlerin artık karar defterlerinde boş sayfa bırakma, ileride bu boş sayfaları belki doldurmamız gerekir düşüncesiyle cepte bulundurma dönemi de; elbette elektronik ticari defterler dönemiyle birlikte son bulacak.
Tebliğin, benim düşünceme göre, sorunlu kısımları da var. Zira “İlgili kanunlar uyarınca yetkili kılınmış mercilerin bu kayıtlara erişim yetkileri saklıdır” hükmü mevcut. Artık şunu görüyoruz ki, şirketlerin her saniye hangi kararları aldığına, kamu kurumlarının erişimi çok daha kolay ve basit hale geliyor. Ticari elektronik defterlere erişimin kesinlikle sınırlandırılması ve örneğin ticaret sicil müdürlükleri haricinde yalnızca ticaret mahkemesi kararıyla erişim sağlanabilmesi, ve her bir erişim sağlandığında hangi birimin hangi saat ve dakikada erişim sağladığının şirket yetkililerince görülebilmesi gerektiğini düşünüyorum. Kamunun siber güvenlik yükümlülüğünün oldukça artacak olması da başka bir konu, zira her bir şirketin her yönetim kurulu kararı bu tebliğ uyarınca elektronik ortamda tutulacak ve pek çok gizli ticari ve kişisel bilginin siber güvenliğinin sağlanması söz konusu.
